Seit 1.1.2007 müssen Geschäftsleute für ihre geschäftliche Korrespondenz neue Regelungen beachten. Pflichtangaben, die bisher nur in gedruckten Briefen vorgeschrieben waren, müssen nun in Geschäftsbriefen jeder Form auftauchen - darunter fällt auch die geschäftliche Kommunikation per e-Mail.
Betroffen ist von dieser Neuregelung der gesamte schriftliche Geschäftsverkehr wie zum Beispiel Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Lieferscheine, Quittungen und - ausdrücklich - auch Bestellscheine.

Ausnahme: “Mitteilungen oder Berichte, die im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung ergehen und für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden” sowie Mitteilungen an einen unbestimmten Personenkreis wie Werbemailings oder Newsletter.

Bei Unterlassung droht ein Zwangsgeld; hinzu kommt die Gefahr einer Abmahnung wegen unlauteren Wettbewerbs (Laut heise news rollt die erste Abmahnwelle bereits).

Die Neuregelung gilt für eingetragene Einzelunternehmer (e.K.), ins Handelsregister eingetragene Personengesellschaften (OHGs und KGs), für Kapitalgesellschaften (GmbHs und AGs) sowie für Partnerschaftsgesellschaften.

Welche Angaben im einzelnen erforderlich sind, ist von der Rechtsform des Unternehmens abhängig:

Für Kaufleute sind folgende Angaben Pflicht:

• Firmenname
• Bezeichnung (”eingetragener Kaufmann” / “eingetragene Kauffrau”, “Offene Handelsgesellschaft”, “Kommanditgesellschaft”)
• Ort der Handelsniederlassung (=Anschrift)
• Registergericht
• Nummer, unter der die Firma ins Handelsregister eingetragen ist

(Handelsgesetzbuch (HGB), §§ 19 und 37a)

Von GmbHs werden folgende Angaben verlangt:

• Rechtsform
• Sitz der Gesellschaft (=Anschrift)
• Registergericht des Sitzes der Gesellschaft
• Nummer, unter der die Gesellschaft ins Handelsregister eingetragen ist
• Namen aller Geschäftsführer
• Vorsitzender des Aufsichtsrats (falls vorhanden)
• “Werden Angaben über das Kapital der Gesellschaft gemacht, so müssen in jedem Fall das Stammkapital sowie, wenn nicht alle in Geld zu leistenden Einlagen eingezahlt sind, der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen angegeben werden”

(GmbH-Gesetz (GmbHG), § 35a)

Aktiengesellschaften (AG) müssen angeben:

• Rechtsform
• Sitz der Gesellschaft (=Anschrift)
• Registergericht des Sitzes der Gesellschaft
• Nummer, unter der die Gesellschaft ins Handelsregister eingetragen ist
• Namen aller Vorstandsmitglieder
• Kennzeichnung des Vorsitzenden des Vorstands
• Name des Vorsitzenden des Aufsichtsrats
• “Werden Angaben über das Kapital der Gesellschaft gemacht, so müssen in jedem Fall das Grundkapital sowie, wenn auf die Aktien der Ausgabebetrag nicht vollständig eingezahlt ist, der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen angegeben werden”
• Zweigniederlassungen von Aktiengesellschaften mit Sitz im Ausland müssen neben den o.g. Angaben “das Register, bei dem die Zweigniederlassung geführt wird, und die Nummer des Registereintrags” angeben

(Aktiengesetz (AktG), § 80)

Laut Handelsgesetzbuch (HGB) § 125a, gilt außerdem:

“Bei einer Gesellschaft, bei der kein Gesellschafter eine natürliche Person ist, sind auf den Geschäftsbriefen der Gesellschaft ferner die Firmen der Gesellschafter anzugeben”

Es empfiehlt sich, die Signatur-Funktion* Ihres Mailprogramms zu nutzen. So stellen Sie sicher, dass in jeder Mail alle Angaben enthalten sind. Achten Sie darauf, diese Änderungen für alle Mailaccounts Ihres Unternehmens vorzunehmen!

Übrigens: Eine angehängte elektronische Visitenkarte genügt den gesetzlichen Anforderungen vermutlich nicht, da nicht jeder Empfänger diese problemlos öffnen kann.

*Eine Signatur ist eine Textdatei, die automatisch in jede ausgehende e-Mail eingefügt wird.